Hướng dẫn chi tiết các thủ tục khai báo website cho Bộ Công Thương

Khi bắt đầu một hoạt động kinh doanh trực tuyến ( website) , việc khai báo website cho Bộ Công Thương là một trong những thao tác vô cùng quan trọng không thể bỏ qua.

Thông báo website với Bộ Công Thương là thủ tục bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân sở hữu website thương mại điện tử bán hàng nhằm thông báo hoạt động của website đến cơ quan quản lý nhà nước (cụ thể là Bộ Công Thương). Đây là một bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

I) Tại sao cần thông báo/đăng ký website với Bộ Công Thương?

Việc thông báo hay đăng ký website với Bộ Công Thương có vai trò rất quan trọng trong việc thiết lập và duy trì hoạt động kinh doanh trực tuyến hợp pháp. Nếu không  thông báo/đăng ký website với Bộ Công Thương chủ sở hữu trang web có thể bị phạt từ 10-30 triệu đồng và đình chỉ hoạt động 6-12 tháng cùng nhiều hệ lụy khác.

Mình đã gặp rất nhiều chủ sở hữu website mắc phải việc này nhưng vẫn không biết phải làm cách nào để khai báo website của mình với bộ công thương thì hãy theo dõi bài viết của mình dưới đây 

 

II) Nếu không Khai báo website cho Bộ Công Thương sẽ có hậu quả gì

Không thực hiện việc thông báo hay đăng ký website có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số hậu quả chính:

Bị xử phạt vi phạm hành chính

Nếu doanh nghiệp không đăng ký website theo quy định, có thể bị xử phạt với mức phạt tiền. Đây là điều không ai mong muốn khi đã đầu tư thời gian và tài chính vào hoạt động kinh doanh.

Rủi ro về pháp lý và kiện tụng

Khi không có đăng ký hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc bảo vệ quyền lợi của mình nếu xảy ra tranh chấp. Pháp luật sẽ không công nhận website của bạn như một cơ sở kinh doanh hợp pháp.

Mất cơ hội phát triển

Nhiều đối tác và khách hàng tiềm năng có thể sẽ không làm việc với bạn nếu họ biết rằng bạn không có giấy phép hoạt động. Điều này có thể khiến doanh thu giảm sút và ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu.

III) Thông báo và đăng ký website với Bộ Công Thương khác nhau như nào?

1) Lý do cần phân biệt

Hiểu rõ sự khác nhau này giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng hình thức phù hợp với nhu cầu và cấu trúc hoạt động của mình. Nếu website chỉ mang tính chất giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ đơn giản, thông báo có thể là đủ. Tuy nhiên, nếu bạn có kế hoạch mở rộng và phát triển lâu dài, đăng ký sẽ là lựa chọn sáng suốt hơn.

2) Phân biệt thông báo và đăng kí website

Tiêu chí	Thông báo website	Đăng ký website
Khái niệm	Thủ tục dành cho website bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cá nhân/tổ chức.	Thủ tục dành cho website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử như sàn giao dịch, khuyến mại trực tuyến, đấu giá trực tuyến.
Đối tượng áp dụng	– Website thương mại điện tử bán hàng. – Doanh nghiệp/cá nhân sở hữu website bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.	– Sàn giao dịch thương mại điện tử. – Website thực hiện chức năng trung gian thương mại như Lazada, Shopee, Sendo.
Căn cứ pháp lý	– Điều 27, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP. – Thông tư 47/2014/TT-BCT.	– Điều 36, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP. – Thông tư 47/2014/TT-BCT.

IV) Các lưu ý trước khi thông báo/đăng ký website với bộ công thương

1. Xác định đúng loại hình đăng ký hoặc thông báo website

• Kiểm tra website hoặc ứng dụng của bạn thuộc loại hình nào:

1. Đăng ký Website cung cấp dịch vụ (CCDVs)

• Mục đích: Dành cho các website cung cấp dịch vụ sàn thương mại điện tử hoặc các dịch vụ trung gian như:

• Sàn giao dịch thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki, v.v.).

• Website đấu giá trực tuyến.

• Dịch vụ khuyến mại trực tuyến.

• Dịch vụ trung gian thanh toán.

• Loại website nên chọn: Nếu website của bạn là nền tảng kết nối giữa người bán và người mua (ví dụ: cho phép các bên khác đăng bán sản phẩm/dịch vụ), thì chọn mục này.

2. Thông báo Website bán hàng

• Mục đích: Dành cho các website tự doanh, chỉ bán hàng hóa hoặc dịch vụ do chính doanh nghiệp cung cấp.

• Loại website nên chọn:

• Website của doanh nghiệp, cửa hàng chỉ để bán sản phẩm/dịch vụ mà chính họ cung cấp (ví dụ: một cửa hàng online bán quần áo, đồ gia dụng, thực phẩm,..).

• Ví dụ: Các website bán lẻ như Điện máy Vĩnh Tín, Thế Giới Di Động, Bách Hóa Xanh, cửa hàng online cá nhân.

3. Đăng ký Ứng dụng cung cấp dịch vụ (CCDVs)

• Mục đích: Dành cho các ứng dụng di động cung cấp dịch vụ sàn thương mại điện tử hoặc trung gian giống như mục Đăng ký Website cung cấp dịch vụ nhưng áp dụng cho nền tảng app.

• Loại website/app nên chọn:

• Ứng dụng di động giống mô hình sàn giao dịch thương mại điện tử (ví dụ: ứng dụng Shopee, Grab, Gojek, Be, v.v.).

4. Thông báo Ứng dụng bán hàng

• Mục đích: Dành cho các ứng dụng bán hàng chỉ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của chính doanh nghiệp.

• Loại website/app nên chọn:

• Ứng dụng di động bán hàng của cửa hàng/doanh nghiệp (ví dụ: app VinMart Online, app Bách Hóa Xanh).

2. Chuẩn bị tài liệu cần thiết

Trước khi khai báo, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản scan/pdf):

• Ảnh chụp Phải rõ nét, không được photoshop hay chỉnh sửa

Thông tin doanh nghiệp ( như thông tin mình đề cấp ở bước 1: Các bước khai báo bộ công thương cho website bán hàng)

3. Kiểm tra website/app đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện

Đảm bảo rằng website hoặc ứng dụng đã hoạt động và có đầy đủ với các nội dung được công khai trên website như sau:

• Thông tin doanh nghiệp rõ ràng: Tên, địa chỉ, mã số thuế, liên hệ được hiển thị công khai.

• Điều khoản và chính sách minh bạch:

• Điều khoản sử dụng.

• Hướng dẫn mua hàng

• Chính sách đổi trả, bảo hành.

• Chính sách bảo mật thông tin cá nhân.

• Phương thức thanh toán hợp lệ:

• Đối với website hoặc ứng dụng có giao dịch trực tuyến, đảm bảo tích hợp hướng dẫn thanh toán online và phương thức thanh toán an toàn và hợp pháp.

* Những thông tin này mình đã đề cập chi tiết ở Bước 1.

4. Lập tài khoản trên hệ thống của Bộ Công Thương

• Truy cập website online.gov.vn.

• Đăng ký tài khoản với thông tin doanh nghiệp:

• Mã số thuế.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (scan bản gốc).

• Số điện thoại, email để nhận thông báo.

5. Đọc kỹ các quy định pháp luật liên quan

• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử.

• Thông tư 47/2014/TT-BCT quy định về quản lý website thương mại điện tử.

• Nghị định 185/2013/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực thương mại điện tử.

6. Lưu ý về thời hạn xử lý 

• Thông báo Website bán hàng: Xử lý trong vòng 3-5 ngày làm việc.

• Đăng ký Website/Ứng dụng cung cấp dịch vụ: Có thể kéo dài hơn, do cần kiểm tra thông tin chi tiết.

• Một số trường hợp sẽ lâu hơn, mọi người cứ theo dõi email và tài khaorn trên : http://online.gov.vn/ thường xuyên để cập nhật. Thường thì thời hạn khai báo theo quy trình trên kéo dài gần 1 tháng hoặc hơn.

V) Quy trình và các bước thông báo/đăng ký website với Bộ Công Thương

Quy trình khai báo website thương mại điện từ gồm 5 bước, nhưng ở đây mình sẽ hướng dẫn cho các bạn 4 bước để khai báo website bán hàng 1 cách nhanh chóng. ( Nhớ đọc trước những lưu ý trước khi khai báo nhé: Các bước khai báo bộ công thương cho website bán hàng)

 

 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai báo: 

• nếu muốn khai báo website bán hàng của mình trên bộ công thương điều đầu tiên cần chuẩn bị là hãy bổ sung đầy đủ những nội dung mà bộ công thương cần để duyệt : 

• Thông tin cần thiết cần bổ sung có ở dưới đây: 

1. Thông tin về chủ sở hữu website (Chi tiết: Điều 29) để ngoài trang footer 

– Tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ trụ sở của đơn vị (địa chỉ thường trú của cá nhân), số điện thoại/fax/email…

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập/Mã số thuế cá nhân số….ngày cấp….. nơi cấp.

+ ĐỐI VỚI LĨNH VỰC KINH DOANH CÓ ĐIỀU KIỆN:

– Người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện phải công bố số, ngày cấp và nơi cấp Giấy phép, Giấy chứng nhận đủ điều kiện, văn bản xác nhận, hoặc các hình thức văn bản khác theo quy định pháp luật về điều kiện kinh doanh của ngành, nghề đó”.

 Ví dụ: Giấy phép kinh doanh dịch vụ lưu trú/lữ hành/ kinh doanh dược phẩm … số…….do Đơn vị XYZ cấp ngày…….)

2. Thông tin về điều kiện giao dịch chung (Chi tiết: Điều 32 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 85/2021/NĐ-CP)

a) Các điều kiện hoặc hạn chế trong việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, như giới hạn về thời gian hay phạm vi địa lý, nếu có;

b) Chính sách kiểm hàng; Chính sách hoàn trả, bao gồm thời hạn hoàn trả, phương thức trả hoặc đổi hàng đã mua, cách thức lấy lại tiền, chi phí cho việc hoàn trả này;

c) Chính sách bảo hành sản phẩm, nếu có;

d) Các tiêu chuẩn dịch vụ, quy trình cung cấp dịch vụ, biểu phí và các điều khoản khác liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả những điều kiện và hạn chế nếu có;

đ) Nghĩa vụ của người bán và nghĩa vụ của khách hàng trong mỗi giao dịch.

3. Thông tin về vận chuyển và giao nhận (Chi tiết: Điều 33)

a) Các phương thức giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ;

b) Thời hạn ước tính cho việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, có tính đến yếu tố khoảng cách địa lý và phương thức giao hàng;

c) Các giới hạn về mặt địa lý cho việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, nếu có.

d) Phân định trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ logistics về cung cấp chứng từ hàng hóa trong quá trình giao nhận.

Lưu ý: Trường hợp phát sinh chậm trễ trong việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, thương nhân, tổ chức, cá nhân phải có thông tin kịp thời cho khách hàng và tạo cơ hội để khách hàng có thể hủy hợp đồng nếu muốn.

4. Thông tin về các phương thức thanh toán (Chi tiết: Điều 34)

– Quý vị phải công bố toàn bộ các phương thức thanh toán áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ giới thiệu trên website, kèm theo giải thích rõ ràng, chính xác để khách hàng có thể hiểu và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp.

Lưu ý: Nếu website thương mại điện tử có chức năng thanh toán trực tuyến, thương nhân, tổ chức, cá nhân phải thiết lập cơ chế để khách hàng sử dụng chức năng này được rà soát và xác nhận thông tin chi tiết về từng giao dịch thanh toán trước khi thực hiện việc thanh toán.

5.   Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng (Điều 68 đến Điều 73), bao gồm:
—————–
a) Mục đích thu thập thông tin cá nhân;
b) Phạm vi sử dụng thông tin;
c) Thời gian lưu trữ thông tin;
d) Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận với thông tin đó;
đ) Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin, bao gồm cách thức liên lạc để người tiêu dùng có thể hỏi về hoạt động thu thập, xử lý thông tin liên quan đến cá nhân mình;
e) Phương thức và công cụ để người tiêu dùng tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình trên hệ thống thương mại điện tử của đơn vị thu thập thông tin.

Lưu ý:
=> Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của người tiêu dùng liên quan đến việc thông tin cá nhân bị sử dụng sai mục đích hoặc phạm vi đã thông báo.
=> Chính sách này phải được hiển thị rõ ràng cho người tiêu dùng trước hoặc tại thời điểm thu thập thông tin. 

——————

6. Thông tin hàng hóa

– Tại Khoản 12 Điều 1 của Nghị định số 85/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2022 (sửa đổi, bổ sung Điều 30 của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về Thông tin về hàng hóa, dịch vụ) quy định: “Thông tin về hàng hóa công bố trên website phải bao gồm các nội dung bắt buộc thể hiện trên nhãn hàng hóa theo quy định pháp luật về nhãn hàng hóa, trừ các thông tin có tính chất riêng biệt theo sản phẩm như: năm, tháng, ngày sản xuất; hạn sử dụng; số lô sản xuất; số khung, số máy.”.

Xem Hướng dẫn: http://online.gov.vn/baiviet/Thong-bao-ve-cap-nhat-thong-tin-hang-hoa-theo-nghi-dinh-852021ND-CP-xwtnBXAotm

Lưu ý:     

+ Website phải cung cấp chi tiết về giá hàng hóa, dịch vụ bằng VNĐ (Điều 31)

+ ĐỐI VỚI WEBSITE CÓ ĐẶT HÀNG TRỰC TUYẾN
–    Phải có cơ chế cho phép khách hàng rà soát, bổ sung, sửa đổi và xác nhận nội dung giao dịch trước khi sử dụng chức năng đặt hàng trực tuyến để gửi đề nghị giao kết hợp đồng (Điều 18)
–    – Phải có cơ chế để khách hàng đọc và bày tỏ sự đồng ý riêng với các điều kiện giao dịch chung trước khi gửi đề nghị giao kết hợp đồng (Điều 32).

+ ĐỐI VỚI WEBSITE CÓ THANH TOÁN TRỰC TUYẾN
–    Phải thiết lập cơ chế để khách hàng được rà soát và xác nhận thông tin chi tiết về từng giao dịch thanh toán trước khi thực hiện việc thanh toán (Điều 34)
–    Phải công bố trên website chính sách về bảo mật thông tin thanh toán cho khách hàng (Điều 74)

+ Các điều khoản được nêu ở trên quy định trong Nghị định 52/2013/NĐ-CP và/hoặc Nghị định 85/2021/NĐ-CP.

Bước 2:

 Sau khi đã hoàn thiện nội dung trên website của mình, chúng ta tiến hành đăng ký tài khoản trên website của bộ công thương: http://online.gov.vn/

• Trường hợp 1:  các bạn đã có tài khoản thì tích vào phần “đăng nhập” và điền tài khoản và mật khẩu của các bạn trước đó đã đăng kí vào là xong 

• Trường hợp 2:  Nếu các bạn hoặc khách hàng quên tài khoản và mật khẩu thì chỉ cần nhấn vào phần quên mật khẩu

• 

• Sau đó điền tải khoản ( mã số thuế), email sau đó nhấn nhận lại mật khẩu là xong

• 

• Trường hợp 3:  Nếu bạn hoặc khách hàng bị mất email ban đầu đã đăng kí và không thể lấy lại mật khẩu để đăng nhập thì phải in tờ biểu mẫu mà bộ công thương cung cấp và gửi về địa chỉ  : 25 Ngô Quyền – Hoàn Kiếm- Hà Nội,  bộ sẽ xem xét và gửi lại tài khoản và mật khẩu cho bạn

• Cách lấy Biểu mẫu xin cung cấp lại mật khẩu : truy cập phần “ biểu mẫu trên thanh menu” tiếp theo tìm phần đơn số 8 và nhấn vào phần “ tải xuống”: 

 

* Hướng dẫn tải biểu mẫu xin cấp lại mật khẩu 

• Sau khi tải xuống các bạn mở file ra, sẽ có trường thông tin để các bạn điền, dưới đây là ví dụ:

* Mẫu ví dụ tờ đơn xin cấp lại mật khẩu 

• Sau khi điền thông tin vào Tờ đơn này Các bạn in ra và đóng dấu bởi lãnh đạo của công ty sau đó gửi cho bộ công thương ( sau khi gửi đến bộ công thương bạn sẽ nhận được mail cấp lại mật khẩu sau 4-5 ngày chờ đợi, ko kể thứ 7 và chủ nhật) nếu k thấy phản hồi thì gọi trực tiếp qua sdt : 024 222 05 512  của bộ công thương 

• Trường hợp 4: Các bạn chưa từng đăng ký tài khoản thì làm theo các hướng dẫn sau đây: 

1. Nhấn vào nút đăng ký và chọn đăng ký mở tài khoản là “ Thương nhân trong nước” ( còn tùy thuộc vào website của mình hoặc của khách là đối tượng ntn mà sẽ chọn loại tài khoản phù hợp )

 

2. Sau khi nhấn mục: “Thương nhân trong nước” nó sẽ hiện ra trường thông tin dưới đây để mình tiến hành đăng ký tài khoản

• Thông tin các bạn cần chuẩn bị: 

 

• Hướng dẫn điền Thông tin đăng ký tài khoản: 

Sau đó các bạn nhấn đăng ký là được

• Lưu ý: thông tin nên được rà soát kỹ trước khi  gửi do mỗi lần làm sai hầu như nó sẽ báo các bạn phải điền lại từ đầu rất mất thời gian, sau khi gửi xong chuyển sang Bước 3

Bước 3: Chờ xét duyệt tài khoản :

sau khi bạn gửi thành công nó sẽ chuyển ra giao diện này, tuy nhiên khi bạn mới gửi nó sẽ hiện “tài khoản đang chờ phê duyệt”, bạn chờ khoảng 1 tuần, bộ công thương sẽ duyệt cho các bạn , nếu duyệt xong thì nó sẽ hiện như giao diện phía dưới như của mình 

“ tài khoản đã duyệt”  

 

• sau khi duyệt xong mới đến bước tiến hành khai báo hồ sơ: các bạn làm theo hướng dẫn theo bước 4 nhé

Bước 4: tiến hành khai báo

B1: Chọn loại hình khai báo, các bạn tham khảo các loại khai báo website phù hợp ở đây: Các bước khai báo bộ công thương cho website bán hàng 

Mình khai báo website bán hàng nên mình sẽ chọn mục  Thông báo website bán hàng.

B2: Sau đó sẽ xuất hiện trường thông tin để điền thông báo website TMĐT bán hàng, Các bạn điền theo thông tin bộ công thương yêu cầu bên dưới, đơn vị cung cấp hosting k nhớ cứ ghi “ đơn vị khác” , người chịu trách nghiệm thì sẽ ghi như ban đầu lúc mới đăng ký hồ sơ, sau đó tải lên ảnh scan 2 mặt của giấy đăng ký kinh doanh ( nói chung các thông tin này đều lấy ở thông tin ban đầu mình đăng ký tài khoản) điền xong mình nhấn 

“ Gửi hồ sơ”

• Sau khi nhấn gửi, bộ công sẽ xét duyệt website của bạn ( trong 1 tuần ) đã đầy đủ thông tin và nội dung chưa, nếu chưa đủ bộ công thương sẽ gửi email để bạn bổ sung nội dung trên website của mình. Sau khi bổ sung nội dung trên website bạn gửi lại hồ sơ để bộ công thương xét duyệt lại 

• Để xét duyệt lại bạn nhấp vào “thông báo website bán hàng”  -> “tất cả hồ sơ thông báo website” và gửi lại hồ sơ để bộ công thương xét duyệt ( quá trình xét duyệt khoảng 1 tuần, thường thì bên bộ công thương báo duyệt sau 3-4 ngày làm việc nhưng mình gửi từ thứ 2 thì tầm thứ 7 mình mới nhận được phản hồi)

• Nếu website bạn được duyệt và được thông báo website đã đầy đủ hồ sơ thì bộ công thương sẽ gửi mail thông báo cho bạn, việc của bạn chỉ cần chờ thêm khoảng 2-3 ngày, bộ công thương sẽ cung cấp mã nhúng logo đã khai báo bộ công thương cho bạn

• Website của bạn được duyệt thì sẽ có giao diện như hình dưới đây: 

 

 

• Việc của bạn bây giờ là copy mã nhúng và gắn vào chân trang website của mình. 

 

Vậy là hoàn thiện việc Khai báo website cho bộ công thương,  một số lưu ý trước khi khai báo website cho bộ công thương mình sẽ để ở mục dưới đây: Các bước khai báo bộ công thương cho website bán hàng

Kết luận

Việc khai báo website cho Bộ Công Thương không chỉ là một yêu cầu pháp lý, mà còn là bước khởi đầu quan trọng cho mọi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử. Bằng cách thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết, bạn không chỉ bảo vệ quyền lợi của chính mình mà còn xây dựng được lòng tin từ phía khách hàng.

Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc thực hiện các thủ tục khai báo website một cách dễ dàng và hiệu quả. Nếu quý vị không muốn mất thời gian thì có thể liên hệ với vietstaragency để khai báo website 1 cách nhanh chóng, giá thành hợp lý nhất thị trường